Museum Tromp’s Huys vraagt soms om uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u een rondleiding boekt of online uw bezoek reserveert. Wij gaan uiterst zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en hechten veel waarde aan uw privacy en zullen uw gegevens daarom in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerken.
Waarom wij uw persoonsgegevens nodig hebben en hoe we omgaan met uw gegevens leest u hieronder in onze privacyverklaring.
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Informatie wordt beschouwd als persoonsgegeven als het iets over een specifiek persoon zegt óf als deze informatie in combinatie met andere gegevens naar deze persoon te herleiden is. Gegevens van overleden personen of van organisaties zijn volgens wet géén persoonsgegevens.
2. Hoe gaat Museum Tromp’s Huys om met uw gegevens?
Museum Tromp’s Huys beperkt het verwerken van persoonsgegevens tot een minimum. Zo maken wij geen gebruik van een contactformulier op onze website. Museum Tromp’s Huys zal echter in specifieke gevallen persoonsgegevens nodig hebben, zoals voor het afnemen van producten en diensten in ons museum.
Wij vragen bijvoorbeeld bij het online reserveren van uw bezoek om een aantal persoonsgegevens: deze gegevens zijn nodig om de reservering correct te kunnen verwerken. Ook in andere gevallen hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Bijvoorbeeld voor het reserveren van een rondleiding, wanneer u bij ons solliciteert of vrijwilliger wilt worden of wanneer u ons wilt ondersteunen met een donatie of sponsor wilt worden.
De persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, enkel als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of als we hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij doen ons uiterste best om deze gegevens zo goed mogelijk te beveiligen.
Wij bewaren uw persoonsgegeven zo kort mogelijk en houden hierbij rekening met de wettelijk verplichte termijnen die gelden. Hierover leest u meer onder Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Het kan voorkomen dat de GGD Museum Tromp’s Huys vraagt om persoonsgegevens voor een bron- en contactonderzoek i.v.m. de verspreiding van het coronavirus. In het belang van de volksgezondheid zal het museum daarom aan een dergelijk verzoek meewerken.
3. Welke persoonsgegevens worden door Museum Tromp’s Huys verwerkt?
Museumbezoek
Tijdens evenementen zoals de opening van een nieuwe tentoonstelling of een uitreiking van een prijs aan een deelnemer van bijvoorbeeld “Gasten Schilderen Vlieland” wordt er beeldmateriaal gemaakt dat wordt gebruikt als sfeerimpressie of om verslag te doen van deze evenementen. Dit valt onder de uitzondering journalistieke doeleinden, zoals te vinden is in de Uitvoeringswet AVG. Om deze reden wordt hiervoor geen toestemming gevraagd. Wilt u niet herkenbaar in beeld worden gebracht, laat dit dan weten aan de fotograaf. Deze zal hier dan rekening mee houden. Het fotograferen van minderjarigen en wilsonbekwamen zal altijd plaatsvinden met toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger.
Voor het overige beeldmateriaal dat wordt gemaakt in het museum en waarbij bezoekers herkenbaar in beeld zijn, geldt dat hiervoor toestemming aan betrokkene wordt gevraagd.
Rondleiding of workshop
Van bezoekers die een rondleiding of workshop reserveren (ter plekke aan de kassa, per telefoon of per e-mail) worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Overige informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt
Vacature
Als u bij het museum solliciteert, verwerken wij van u de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Cv
- Motivatie
- Overige informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt
Websitebezoek
Op onze website bieden wij de mogelijkheid om uw bezoek online te reserveren. Tevens kunt u ons een email sturen om een aanvraag voor een rondleiding of workshop in te dienen. In al deze gevallen vragen wij u om uw persoonsgegevens om uw verzoek of vraag zo goed mogelijk te kunnen afhandelen.
Wij vragen en verwerken de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Overige informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt
Contact
Heeft u via e-mail of per telefoon contact met ons opgenomen, dan kan het zijn dat wij persoonsgegevens van u nodig hebben om uw vraag of verzoek af te kunnen handelen. Hiervoor kunnen wij buiten de bedrijfsgegevens om onder meer de volgende persoonsgegevens vragen:
- voor- en achternaam
- adresgegevens
- telefoonnummer
- emailadres
- indien van toepassing andere gegevens die u vrijwillig aan ons heeft verstrekt
4. Wanneer worden persoonsgegevens verwerkt?
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als:
- deze nodig zijn om een overeenkomst of afspraak te kunnen nakomen;
- de eigenaar hier uitdrukkelijk en ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven;
- de verwerking noodzakelijk is om aan de wettelijke verplichting te voldoen
5. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Museum Tromp’s Huys verwerkt de volgende persoonsgegevens:
- Om uw verzoek of uw aanvraag voor een workshop of rondleiding te kunnen afhandelen
- Om uw reservering voor een bezoek te kunnen afhandelen
- Om contact op te kunnen nemen als er urgente wijzigingen zijn die gevolg hebben voor uw reservering van uw museumbezoek, rondleiding of workshop, of als er onduidelijkheden of problemen zijn met uw reservering of aanvraag
- Om uw museumbezoek zo prettig mogelijk te laten verlopen
- Om te kunnen instaan voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers en onze collectie en eigendommen.
- Om gereserveerde bezoeken of rondleidingen of workshops in rekening te kunnen brengen of om de donatie/gift in ontvangst te kunnen nemen
- Om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen
- Om de gevraagde informatie van ons te kunnen ontvangen
- Om u te kunnen uitnodigen voor evenementen
6. Verwerking door derden
Wij verstrekken persoonsgegevens aan derden als dat nodig is, bijvoorbeeld omdat wij zelf niet over de benodigde technieken beschikken, of vanwege een (wettelijke) verplichting.
In dergelijke gevallen schakelen wij een gespecialiseerde derde partij in om de afgesproken dienstverlening te kunnen verzorgen. Deze derde partij verwerkt eveneens de persoonsgegevens. Bijvoorbeeld Online Afspraken die het mogelijk maakt om uw bezoek aan het museum te reserveren en zorgt dat uw entreeticket in uw mailbox wordt afgeleverd. De privacyverklaring van Online Afspraken leest u hier.
Wij dragen er zorg voor dat de derde partij voldoet aan onze veiligheidsnormen en privacyrichtlijnen. Museum Tromp’s Huys is en blijft, ook dan, verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.
Ook kan het voorkomen dat wij genoodzaakt zijn aangifte te doen, bijvoorbeeld in het geval van het plegen van fraude. Daarnaast kunnen politie, justitie, toezichthouders en/of de Belastingdienst op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Verder kan de rechter ons verplichten gegevens te verstrekken. In al deze gevallen moeten de benodigde persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.
7. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. In sommige gevallen zijn wij gehouden aan een wettelijk verplichte bewaartermijn. Als verwijdering niet mogelijk is worden gegevens waar mogelijk geanonimiseerd.
Voor bezoekers geldt dat wij hun gegevens vier weken na het bezoek aan het museum verwijderen uit het boekingssysteem.
Voor sollicitanten geldt dat wij hun gegevens vier weken na het afronden of stopzetten van een wervingsprocedure vernietigen, tenzij is afgesproken met de sollicitant diens gegevens langer te bewaren. In dat laatste geval bewaren wij de gegevens nog maximaal één jaar.
Voor relaties, bijvoorbeeld scholen, die jaarlijks museumactiviteiten aanvragen, geldt dat wij hun gegevens bewaren totdat zij aangeven uit ons bestand verwijderd te willen worden.
Voor evenementen geldt dat persoonsgegevens tot maximaal vier weken na het evenement worden bewaard. Het gemaakte beeldmateriaal tijdens deze evenementen wordt opgeslagen in ons digitale beeldarchief en wordt om journalistieke doeleinden onbeperkt gebruikt en bewaard.
8. Cookies
Op onze website maken wij gebruik van cookies. Wij gebruiken cookies om onze website en onze service te optimaliseren. Meer informatie over cookies en hoe wij hiermee omgaan leest u in ons cookiebeleid onderaan de pagina en onderaan op de website.
9. Welke rechten heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens en hoe kunt u deze rechten uitoefenen?
Als u het idee hebt dat wij u persoonsgegeven onrechtmatig of niet juist verwerken, dan kunt u een verzoek indienen om deze verwerking te laten beperken. U kunt ook een verzoek indienen om in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken of deze aan te passen wanneer deze niet kloppen.
Wilt u uw persoonsgegeven laten verwijderen, dan is dat ook mogelijk. Als u een dergelijk verzoek heeft gedaan, dan worden uw persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderd, tenzij dit niet mogelijk is vanwege wetgeving. In sommige gevallen kan het zijn dat het technisch niet mogelijk is om de gegevens te verwijderen, daar mogelijk zullen de gegevens dan geanonimiseerd worden.
Als u eerder toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens met betrekking tot het gebruik van beeldmateriaal, dan kunt u deze toestemming ook intrekken. Geef dan wel duidelijk aan om welk beeld het gaat en bij welk evenement of welk artikel het is gebruikt. Voeg bij voorkeur het beeld bij. Als wij u verzoek inwilligen dan zullen we het beeld in de toekomst niet meer gebruiken voor toekomstige artikelen of publicaties.
U heeft ook de mogelijkheid om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruikmaakt van dit recht, dan wordt de verwerking beëindigd, tenzij onze dringende gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan uw belang. In een dergelijk situatie zullen wij u hierover informeren
Een verzoek kunt u schriftelijk indienen per post:
Museum Tromp’s Huys
t.a.v. directeur
Postbus 11
8899 ZN Vlieland
U kunt uw verzoek ook per email versturen naar directeur@trompshuys.nl
10. Klachten
Als u van mening bent dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan dan kunt u uw klacht indienen door een mail te sturen naar directeur@trompshuys.nl. Wordt uw klacht niet op een juiste of adequate afgehandeld, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Onze website heeft een SSL Certificaat zodat gegevens veilig en versleuteld worden verzonden. Dit is de herkennen aan het slotje voor de URL in de adresbalk van de webbrowser.
12. Wijzigingen
Museum Tromp’s Huys behoudt het recht om veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.
Deze privacyverklaring wordt periodiek geëvalueerd en aangepast indien nodig.
De inwerkingtreding van deze Privacyverklaring is op 9 maart 2021.